事務作業を効率化するコツは？おすすめツールや手順もご紹介【元事務員】

「事務作業を効率化する方法を知りたい」

そんな思いをお持ちではないでしょうか？

事務作業を制する者が仕事を制するといっても過言ではないくらい、効率化は大切です。

今回の記事では、以下について解説していきます。

筆者は過去に事務職として働いた経験があり、

実際に成果が上がった方法を取り上げています。

この記事を読むと、事務作業のスピードを上げて、仕事を楽にこなす方法が分かりますよ。

事務作業を効率化するメリット3つ

事務作業を効率化をすることによるメリットは、3つあります。

作業を効率化できると、自分の仕事が早く終わるので、残業が発生することも少なくなります。

また、効率化で結果を出すことによって、周囲の評価があがる&信頼されやすくなるのです。

事務作業を効率化する際のコツ

事務作業を効率化するコツを、以下で解説していきます。

作業の負担が大きい仕事は午前中に済ませる

朝目覚めてから3時間は「脳のゴールデンタイム」と言われています。

作業の負担が大きい仕事があると、ついつい後回しにしがちですが、

時間がかかったり、量が多いタスクは午前中にこなすようにしてみましょう。

午後に回すよりも、作業がはかどるのを実感できると思います。

作業の途中で、認識のすり合わせをする

初めて取りかかる作業なら、作業の途中で依頼者に確認しておくと良いですよ。

筆者が作業をするときは、3〜4割くらいできたところで、今の作業の流れで大丈夫かを上司に確認するようにしていました。

自分のイメージだけで進めてしまうと、完成してから「求めていたものと違う」と言われてしまう可能性があります。

おおざっぱでも、作業の流れができたら、自分の認識が合っているかを確認しておきましょう。

作業時間は、予想した時間よりも1.5倍かかると思っておく

事務作業に取りかかるとき、「だいたいこれくらいの時間がかかるだろう」といったように、

完了するまでの時間を見積もることがあると思います。

その際は、予想した作業時間の1.5倍の時間がかかることを想定しておきましょう。

自分が思っているより、作業時間というのは意外とかかるものです。

手戻りや追加の作業なども発生することを考え、余裕を持って作業スケジュールを立てましょう。

事務作業を効率化する手順

事務作業を効率化するための手順は、以下の通りです。

まずは現状のタスクを洗い出し、そこから問題点を見つけていきます。

そしてその問題点に対して改善策を立て、実際に実行してみましょう。

その結果、上手くいった・思いのほかうまくいかなくいったというのが分かるので、

その結果を振り返り、次回に生かしていくと良いでしょう。

事務作業の効率化の事例3つ

事務作業の効率化の事例を3つご紹介します。

ショートカットキーを駆使する

ショートカットキーが使えると、パソコンを使った事務作業の全般の作業スピードが上がります。

コピー&ペーストなどは知っている方も多いと思いますが、

まだまだ便利なショートカットキーがあるので、ぜひ覚えておきましょう。

Excelマクロで自動化

事務作業でExcelを使う機会が多いという方は多いと思います。

Excelマクロを使うことによって、事務作業のスピードは格段に上がります。

使いこなすまでは少し難しいですが、それ以上に作業効率は上がります。

興味がある方はぜひ挑戦してみてください。

他の人にタスクを任せる

事務作業でよくやってしまうのが、「自分でやったほうが早い」と、何でも自分でやってしまうことです。

筆者もよくやってしまうのですが、すべてを自分でやろうとすると、結局1人で抱えきれずに終わらない…ということがあります。

どうしても自分じゃなくてはいけない作業でないなら、他の人に任せるようにしてみましょう。

今すぐ使える！カンタンな効率化の小ワザ

事務作業を効率化するために、今すぐ使えるテクニックをご紹介していきます。

よく使う単語を辞書登録する

よく打ち込む単語や名前など、入力頻度が高いものに関しては、辞書登録をしておくと楽です。

特に会社名が長かったりするものは、辞書登録をしておくことで、

少ない単語ですぐに変換してもらえるので便利です。

利用頻度の高いフォルダはショートカットを作る

業務でよく使うフォルダは、ショートカットを作成しておくのが良いでしょう。

そうすれば、毎回ファイルを探して開く手間が省けますよ。

事務作業の効率化で気をつけるべきこと

事務作業を効率化する際に注意するべきなのが、「確認を怠らない」ことです。

せっかく効率化をしても、単純ミスがあると作業の質は一気に落ちてしまいます。

仕上げの前に間違いがないか、必ず確認を行うようにしましょう。

作業効率化におすすめのツール

事務作業の効率化に、おすすめのツールを2つご紹介します。

CLaunch

フォルダを開いたりプログラムを実行するのを、ボタンのクリックだけで実行することができるツールです。

よく使うファイルやフォルダを登録しておけば、わざわざエクスプローラーから探して実行する手間が省けます。

筆者が事務員時代に使用していて非常に便利だったので、ぜひ利用してみてください。

窓の杜

「CLaunch」マウス・キーボードの片方のみで操作可能なボタン型アプリランチャー

forest.watch.impress.co.jp

WinMerge

windows用の比較ツールです。

これを使うと、2つのファイルやフォルダーの比較が一目で分かりますよ。

筆者はExcelの差分を比較する時によく使っていました。

WinMerge - You will see the difference…

WinMerge は、オープンソースの Windows 用比較・マージツールです。WinMerge は、フォルダとファイル両方が比較でき、理解しやすく扱いやすいテキスト形式で差異をビジュアルに表現します。

winmerge.org

事務作業の効率化におすすめの本

事務作業の効率化をするのにおすすめの本を3つご紹介します。

すべての仕事を2分の1の時間で終わらせる ガチ速仕事術

ガチ速仕事術 すべての仕事を2分の1の時間で終わらせる [ 大原昌人 ] 価格：1,540円（税込、送料無料) (2023/4/16時点) 楽天で購入

脳の無意識に焦点を当てて、仕事のスピードを上げるという仕事術がされています。

すぐに使える時短テクニックだけでなく、仕事相手とのコミュニケーションの方法まで書かれています。

仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「7つの原則」

仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「7つの原則」 [ 石川 和男 ] 価格：1,650円（税込、送料無料) (2023/4/16時点) 楽天で購入

仕事が速い人が、ラクして成果を出している仕事術について書かれています。

仕事を効率的にこなし、自分の時間をもつためのテクニックが盛りだくさん。

実際にこの本の著者は、5つの仕事を掛け持ちしながら残業ゼロという脅威の成果を出し続けています。

超図解「仕組み」仕事術

超図解「仕組み」仕事術 [ 泉 正人 ] 価格：1,320円（税込、送料無料) (2023/4/16時点) 楽天で購入

仕事で成果を出すために、「仕組み」を作ることの重要さが書かれています。

「自分がやったほうが早いをやめる」や「その「忙しい」は本物？」など、

当たり前だと思っていた仕事の常識を見直すきっかけを与えてくれます。

仕事の効率化だけでなく、仕事で結果を出すためのノウハウが詰まっているので、読んでおいて損はありません。

まとめ

作業効率を上げることによって、

仕事が楽になり、周りにも評価されるのでメリットが大きいです。

できることからぜひ実践してみてください。